סידורי הושבה בכנסים - האפשרויות שלכם

הפקת כנס, בכל סדר גודל, דורשת מציאת מתחם כנסים מתאים והחלטה ברורה באשר לאופי ההושבה של המשתתפים כל זאת בהתאם למטרות הכנס. בבחירת הלוקיישן, כדאי לבחור במקום בעל תשתית ראויה אשר יכול לספק מענה לכלל הצרכים של המארגנים וקונספט הכנס המתוכנן – יש להגדיר כמות משתתפים מתוכננת ולבנות לו"ז מדויק (כיבוד, הרצאה, דיון, העברת מצגת או כל תכנית אחרת) ובהתאם לאלה לבחור את המקום ואת אופי ההושבה.

כמות המשתתפים באירוע – כמה ולמה?

לידיעה מראש של כמות המשתתפים ישנה השפעה מכרעת על תכנון הכנס וכן על ההיבט הכלכלי הטמון בו. ישנן כיום מספר דרכים עיקריות אשר נהוגות על מנת לנסות ולאמוד נכונה את כמות המשתתפים הצפויה – כך למשל באירועים עסקיים המיועדים לעובדי חברה כדאי להיעזר במנהלי הצוותים, המחלקות והיחידות על מנת לבצע רישום של העובדים המתוכננים להגיע בפועל; במקרה של הזמנת אורחים חיצוניים (לקוחות, לקוחות פוטנציאלים, ספקים, משתפי פעולה וכו') מומלץ לחלק הזמנות בצורה קפדנית ולהתנות את ההשתתפות באישור הגעה מראש.

סידורי הושבה – האפשרויות הבולטות

קיימות מספר אפשרויות אפקטיביות ושכיחות המומלצות לקביעת אופי ההושבה בכנס, ביניהן:

ישיבת "תיאטרון" – בישיבה אל מול המרצה ישבו המשתתפים בשורות מסודרות כשפניהם נשואות אל המרצה ומוביל הכנס. לשיטה זו יתרונות ברורים: הקשב מנותב אל מרצה הכנס, המשתתפים אינם פונים זה אל זה מה שמפחית הפרעות והסחות דעת וזמן ההרצאה נקי מהפרעות רקע. בבחירה של אפשרות זו מומלץ לבחור באולם כנסים או הרצאות המאפשר ישיבה בגבהים מדורגים עם נקודת מבט טובה למשתתפים מכל מקום ישיבה (אודיטוריום). במידה ואפשרות זו אינה אפשרית והאורחים יושבים בשורות בגובה אחיד, מומלץ לדאוג לבמת הגבהה למרצה.

ישיבה סביב שולחנות – ישיבה סביב שולחנות בכנס יוצרת אווירת אירוע נינוחה יותר ואף מאפשרת לשלב בנוחות את הכיבוד וההסעדה. בכל מקרה מומלץ לסיים את הגשת הארוחה/הכיבוד ולפנות את השולחנות (מלבד משקאות) טרם תחילת ההרצאה. בתכנון של ישיבה סביב שולחנות כדאי לשקול אפשרות אקטיבית יותר של מרצה בעל מיקרופון אלחוטי המסתובב מעט בין האורחים, כלומר לא מרצה שממוקם בנקודה אחת שעלול לגרום לכך שחלק מן המשתתפים יצטרכו להתאמץ על מנת לראותו.

ישיבה בחצי מעגל – ישיבה בחצי מעגל הפונה אל עמדת המרצה בכנס היא ישיבה אינטימית ונינוחה המתאימה מאוד לכנסים מצומצמים בעלי כמות משתתפים קטנה יותר, בעיקר לסדנאות בעלות אופי חוויתי בהם יש צורך בדואליות ושיתוף פעולה בין המרצה למשתתפים. בשיטה זו המשתתפים יהיו קשובים למרצה ולא יוכלו "לברוח" להסחות דעת וקל לייצר אווירת שיח אינטימית.

טיפ חשוב נוסף: בארגון ימי עיון והכשרות מקובל לשכור מקום בעל מספר חדרי כנסים וליצור תחנות מעבר לקבוצות המשתתפות בכנס, כאשר בכל חדר יקבלו ערך מוסף שונה.