להפיק כנס בלתי נשכח שכולם ידברו עליו...

בשנים האחרונות אירועים עסקיים בכלל וכנסים בפרט הפכו לכלי עבודה לכל דבר ועניין בקרב חברות וארגונים, ואלו מהווים חלק בלתי נפרד מתכנית עבודה שנתית ובפני כל אירוע שכזה מוצבות מטרות ויעדים ברורים, הקובעים את אופי הכנס. הפקת כנס עסקי מוצלח היא משימה מאתגרת אשר דורשת תכנון מוקפד ושימת דגש על פרטים חשובים רבים. ארגונים ותאגידים נוהגים למנות גורם פנימי בכיר ומנוסה מתוך הארגון לטובת המשימה, לעתים לצד מפיק חיצוני אשר נועד לסייע בכל הצרכים הלוגיסטיים והתכנוניים הנלווים.

בהפקת כנס עסקי חשוב לתת את הדעת על מספר נקודות מרכזיות:

1. מטרת על – הגדרת מטרת הכנס חשובה מאין כמותה לתכנון האירוע והתאמתו. כנס שמטרתו חשיפה והשקה של מוצר ו/או שירות אינו דומה לכנס שמיועד לצורך גיבוש חברתי או העברת מסרים מקצועיים. כנס המיועד לעובדים יתוכנן באופן שונה מכנס אשר נועד לאגד ולעניין לקוחות פוטנציאלים, על כל המשתמע מכך.​

2. בחירת מקום אירוח – בחירת מקום לקיום כנס משולה בחשיבותה לבחירה של אולם חתונות עבור זוג צעיר ואף יותר מכך. מקום הכנס, על הנגישות ונוחות ההגעה אליו, לצד העיצוב והאמירה שהוא מעניק, הם שיחתמו את מיתוג האירוע. מומלץ מאוד שלא לקיים כנסים עסקיים במתחם הארגון עצמו, שכן מיתוג הארגון בא בקשר ישיר להשקעת המחשבה והמשאבים בכנס, מה שלא ניתן לייצר בעוצמות הראויות ב"מגרש הביתי" המוכר. חשוב לבחור מקום מרכזי ונוח להגעה, המספק חניה ותנאי נוחות, מותאם בגודלו לאופי הכנס וכמות המשתתפים ומספק את חבילת השירותים השלמה אשר תשרת את הפקת האירוע במקום.​

3. עיצוב ומיתוג – חשוב ביותר לספק לאורחים, בהגיעם לכנס, תחושה כי הם הגיעו למרחב של החברה שלכם וזאת לצורכי מיתוג והותרת חותם. יש לתת את הדעת על עיצוב מרחב הכנס החל מכניסת האורחים למתחמי הלובי, מעלית והמעבר ועד לחלל הכנס עצמו. את המיתוג ניתן ליצור הן באמצעות עזרים פרסומיים דוגמת רול-אפים ושילוט מואר, עמדות קבלת פנים ממותגות, דגלי לוגו, סידורי פרחים, מפות ולבוש ייחודי לאירוע המדובר. חשוב כמובן לשמור על מידתיות נכונה וטוב טעם, ולצד עיצוב ממותג לא לשכוח להעניק תחושת נינוחות ורוגע.​

4. תוכן מצוין – כמו תמיד, התוכן הוא המלך, בעיקר בכנסים ואירועים עסקיים, וכל ההשקעה במקום, בעיצוב ובאוכל תהיה לשווא במידה והאירוע יהיה נטול מתוכן ראוי. לכנס עסקי ישנה מטרה מוגדרת וחשוב שהתוכן יכוון להשגת המטרה, יחד עם זאת לאורחים שטרחו והגיעו לכנס חשוב לספק גם ערך מוסף שאינו בא בקשר ישיר עם המטרות הארגוניות של החברה, דוגמת מופע בידור, מוזיקה, פעילות העשרה וכו'.​

5. אוכל לכל – עיצוב מוקפד ובידור טוב אינם תחליף לצורך ולציפייה של אורחי הכנס לכיבוד מפנק, ולפני שתמהרו לבחור בתפריט הקייטרינג הכי טעים, כדאי להחליט ראשית על קונספט האוכל בכנס. הקונספט יהיה מושפע מאופי הכנס ומן התוכן המועבר בו, כאשר מומלץ לשלב כיבוד כבר בשלב ההתכנסות באמצעות מלצרים רצים, דוכני מזון, בופה ותצורות הגשה המאפשרות אכילה חופשית, הסתובבות ושיח לצד וארוחה מסודרת בהמשך.​