אירוע עסקי – מאיפה מתחילים?

תכנון אירוע עסקי מחייב ראשית התייחסות ממוקדת למטרות האירוע ויישומן, תוך יצירת אמירה, הקפדה על מיתוג ומוניטין בעבור הארגון / חברה ומתן ערך מוסף ייחודי לאורחים והמשתתפים. עבור כל אלו נדרש לוקיישן מרשים, תוכן מתאים, אוכל וכיבוד צבעוני וטעים תוך יצירת תחושות של מגוון ושפע, וכמובן יצירת חיבור בלתי אמצעי ונינוחות בין המוזמנים לאורך האירוע כולו. במקרים רבים, מטרותיו של אירוע עסקי או כנס אינן תמיד מדידות וניתנות לכימות, אולם מנהלים בעולם העסקים והתעשייה יודעים בבירור להצביע על אירוע עסקי מוצלח שהותיר את המשתתפים עם תחושה אמיתית של התפעלות וחוויה ורקם את הקשר המיוחל בינם לבין הארגון ו/או המותג לטווח הקצר והארוך יחדיו.

אז כיצד מפיקים אירוע עסקי מרשים? הנה 5 טיפים מרכזיים:

1. הקפדה על פרטים – לפני הכל, בתכנון אירועים בכלל וכמובן אירועים עסקיים בפרט, אין להשאיר דבר ליד המקרה. יש לתת את הדעת על כל פרט ופרט באירוע, החל מבחירת הלוקיישן והתכנית האומנותית וכלה בתכנון קבלת הפנים, הציוד הטכני במקום (תאורה, הגברה וכו') והנגישות לכל מתחמי האירוע בעבור כלל האורחים.

2. מקום מתאים – כאשר המטרה היא אירוע עסקי מחבר ומאגד הנועד לחזק את המיתוג של הארגון ולנצל את המעמד להעברת מסרים לעובדים, יש לבחור במקום מתאים עם אווירה ייחודית ומרשימה, כלומר לא די באולם ממוזג וקייטרינג מקומי. על מנת ליצור מיתוג מרשים ולהעביר מסרים של נוכחות עוצמתית מומלץ לבחור במתחם אירועים בעל שם המאפשר קיום אירוע עסקי ברמת אירוח גבוהה ומאידך משלב מסר של יוקרה וחיבור להצלחה.

3. תוכן – הביטוי "התוכן הוא המלך" הוטמע ברשת מתוך ההבנה כי תוכן איכותי מביא לחיבור ללקוחות, מענה לצרכיהם וארגונים היודעים הצלחות. באירוע עסקי המצב אינו שונה כאשר יש למצוא את הדרך לשלב תוכן מהנה, מבדר וקולח לצד מסרים איכותיים ובעלי משמעות המשרתים את מטרות הארגון וצרכי לקוחותיו/אורחיו גם יחד.

4. אורח כבוד – לרוב באירועים עסקיים מארחים גם את עובדי החברה. האמירה האישית לצד האמירות העסקיות היא כי החברה והארגון מוקירים את פעילות העובד ואת חלקו בהצלחת הארגון. באירועים כאלה יש לשים את האורחים וצרכיהם במרכז ולהשקיע השקעה של ממש הן במחשבה והן במשאבים. תחושה של מחסור או חיסכון תציג תוצאה הפוכה, ולכן האוכל, המשקאות והקינוחים צריכים להגיע בשפע, באיכות ובצורת הגשה מכבדת ומרשימה.

5. שי לאורחים – חתימת האירוע בחלוקת שי למשתתפים מעניקה תחושה כי האורח במרכז גם ליום שאחרי. ניתן לבחור במתנות בעלות קשר לארגון, לדוגמה ארגונים בתחום ההייטק והטכנולוגיה ישקיעו בגאדג'טים ממותגים, ארגונים בתחום המזון בערכות מטבח וציוד יוקרתי וכו'. חשוב ליצור מתנה במארז מרשים ולא לוותר על מיתוג המתנה בהדפסה או חריטה.