לארגן הרצאה עסקית מוצלחת

סופרים רבים נוטים לומר כי תנאים סביבתיים אינם בהכרח מביאים את "המוזה" המיוחלת, אולם כשהסביבה ממוקדת ללא הפרעות, רגועה ומותאמת לצרכים, הדבר בהחלט עוזר לדברים לקרות בצורה שוטפת ונכונה – אנחנו אומרים כי כך גם בהפקה ותכנון של ימי הרצאות. המקום, העיצוב והתנאים הסביבתיים אינם מחליפים אף פעם את הצורך בתוכן מעולה, מרצה כריזמטי ומרתק והרצאה אשר מתוכננת בקפידה, אולם בהחלט חשובים לא פחות על מנת להביא את האורחים לרמת עניין גבוהה ולספק להם את תנאי הנוחות להישאר ולהאזין בקשב ובעונג לתוכן כולו.

אז כיצד תוכלו לארגן הרצאה עסקית שתרתק ותספק את כולם? שימו דגש על הדברים הבאים:

א. בראש ובראשונה, מיקום – בחירת הלוקיישן לקיום ההרצאה חשוב במיוחד ומהווה חלק מרכזי במיתוג ובניית המוניטין לאירוע כולו. כך למשל, הרצאה אשר תועבר לדוגמא במתנ"ס העירוני כנראה "תסבול" ממיצוב של אירוע מקומי, פשטני ואינו מושקע ביחס להרצאה המועברת באולם יוקרתי להרצאות וכנסים או כל מתחם מוכר אחר בעל מוניטין טוב – גם כאשר מדובר באותו המרצה בדיוק. על מנת למשוך את קהל היעד אל ההרצאה ולהפיק ממנה את מטרותיה, חשוב לספק לאורחים נגישות ונוחות הגעה מרבית בדגש על המרכיבים הבאים:
* חנייה זמינה, בדגש על חניית נכים ובעלי מוגבלויות.
* כניסה נוחה שלא תחייב הליכה ממושכת או דשדוש במעברי עפר.
* מרחב ראוי ומרווח מספיק לכמות המשתתפים המוזמנים.
*  ריהוט מתאים שיספק נוחות שהייה לאורך זמן.
*  תאורה נעימה וכמובן אבזור טכנולוגי מתקדם.

הרצאה מרתקת שתלווה במיקרופון "צורם", מצגת המועברת אל מול שמש מסנוורת או כל הסחת דעת אחרת שנובעת מליקויים טכניים, לא תשיג את הקשב הרצוי מן הקהל ואף תחבל במוניטין של המרצה והמארגנים. בכל בחירה של לוקיישן להרצאה, יש לבחון בדקדקנות את כל הפרטים הטכניים הנדרשים להפקה, לרבות התחברות למערכות דיגיטליות על פי צורך ווידוא תקינותן.

ב. קהל יעד ממוקד – בהזמנה של קהל אורחים להרצאה חשוב לכוון אל קהל היעד הרלוונטי ביותר על פי נושא ההרצאה ומטרותיה. רשת האינטרנט והעולם הדיגיטלי הפכו את תחום הפרסום והשיווק לממוקד ומדויק, ומאפשרים פניה במגוון דרכים לקהלי יעד ממוקדים על פי פילוח מגזר, מין, גיל, תחומי עניין ופרמטרים נוספים כך ניתן כיום ניתן לפרסם את תכני ומועדי ההרצאה ברשתות החברתיות השונות, בפניה אישית מכווננת על פי מאגרי לקוחות פוטנציאלים, במנועי החיפוש ובתקשורת המקומית. בהרצאות המוענקות כשירות לציבור ומתקיימות ללא עלות חשוב ליצור מנגנון הרשמה מדויק ומחייב על מנת לאמוד את כמות המשתתפים מראש. בהזמנות המחייבות רכישת כרטיסים מראש מומלץ לספק אפשרות לרכישה ברשת באמצעות מערכת סליקת כרטיסי אשראי שתבטיח גביה מראש ותספק רישום מוקדם ומדור.

ג. כיבוד קליל – הרצאה היא בבסיסה התכנסות לצורך העברת מסרים ותכנים ממוקדים ופחות אירוע ראוותני כך שחשוב במרבית המקרים ליצור מרחב הקשבה אידאלי ולא לספק לאורחים אוכל בעת ההרצאה. אך יחד עם זאת מומלץ להגיש כיבוד קל בשעת ההתכנסות, על מנת שלא להותיר אורחים רעבים וחסרי סבלנות בעת ההרצאה.

ד. וכמובן המרצים – הרצאות מעולות הן הרצאות המתוכננות בקפידה מראש, מועברות בצורה רהוטה ומעניינת, מחדשות לקהל ומעשירות אותו בידע ורעיונות שלא היה חשוף אליהם קודם לכן, כל זאת על ידי מרצה כריזמטי, חדשני ומרתק שהגיע מוכן לכל ובעל יכולת לאלתר נכונה במקרה הצורך. מומלץ בכל הרצאה לשלב כמובן גם עזרים חזותיים וכן גם אמצעי מיתוג שונים כדי לגרות הקהל ואף להותיר מקום לתקשורת ישירה (דיונים, שאלות וכו') עם המשתתפים בפרקי הזמן המתאימים.